التموين والمناولة

ما فائدة هذه الوحدة

وحدة المشتريات تدير أوامر الشراء الصادرة لموردّيكم الخاصة بالمشروع. وحدة المقاولون الفرعيون تدير العقود المبرمة مع مقاوليكم الفرعيين، ومبالغها، وتقدّم دفعاتها.

كيفية إنشاء أمر شراء

1. افتحوا صفحة المشتريات الخاصة بالمشروع.
2. انقروا لفتح نموذج أمر شراء جديد.
3. اختاروا مورّداً من قائمة اختر المورّد...، أو أدخلوا واحداً يدوياً إذا لم يكن موجوداً بعد في دليلكم.
4. أضيفوا بنود المواد المطلوبة، مع كمياتها وأسعارها.
5. أكملوا ملاحظات عند الحاجة، وأضيفوا المرفقات (عروض أسعار، مخططات، مواصفات).
6. احفظوا: يُنشأ أمر الشراء بحالة مسودة.
7. طوّروا حالته على طول العملية: مسودة ← مُقدَّم ← معتمد ← تم التسليم، أو ملغى إذا لم يكتمل الطلب.

كيفية متابعة أوامر الشراء

تعرض قائمة أوامر الشراء بطاقات المؤشرات في أعلى الصفحة، ثم جدولاً قابلاً للتصفية حسب الحالة. يمكن فتح كل سطر للتعديل أو حذفه إذا لم يعد ذا صلة.

كيفية إدارة عقد مناولة

1. افتحوا صفحة المقاولون الفرعيون الخاصة بالمشروع وانقروا على إضافة مقاول فرعي.
2. اختاروا مقاولاً فرعياً موجوداً في دليل المؤسسة لملء بياناته مسبقاً، أو أدخلوا بطاقة جديدة.
3. أدخلوا التخصص، والشخص المسؤول، والهاتف، ومنطقة العمل، بالإضافة إلى تواريخ البداية والنهاية المتوقعة.
4. حدّدوا قيمة العقد وتابعوا المبلغ المدفوع مع كل تسديد.
5. تتغيّر حالة العقد بين نشط، مكتمل، متوقف، وقيد الانتظار حسب التقدّم.
6. تلخّص البطاقات في أعلى الصفحة العدد الإجمالي للمقاولين الفرعيين، والعقود النشطة، والقيمة الإجمالية للعقود، والمبلغ الإجمالي المدفوع.

نصائح

• فضّلوا اختيار مورّد أو مقاول فرعي موجود في الدليل بدلاً من الإدخال اليدوي المتكرر: هذا يضمن انسجام البيانات بين المشاريع.
• أرفقوا دائماً عروض الأسعار أو المواصفات بأوامر الشراء للحفاظ على تتبّع كامل للمشتريات.
• حدّثوا المبلغ المدفوع لعقود المناولة مع كل تسديد حتى تبقى نسبة تقدّم الدفع موثوقة.
• ألغوا أمر الشراء بدلاً من حذفه إذا تم التخلي عن الطلب رسمياً: هذا يحافظ على سجل القرار.