التخطيط والمستندات

ما فائدة هذه الوحدة

وحدة الجدول الزمني (Schedule) تنظّم جدول أعمال الورشة في مراحل ومهام، مع عرض مخطط جانت (Gantt) لتصوّر تسلسلها الزمني. وحدة المستندات تركّز ملفات المشروع — المخططات، العقود، التقارير، الصور، التراخيص. وحدة الفريق تدير الأشخاص المُعيَّنين في المشروع.

كيفية تنظيم الجدول الزمني

1. افتحوا صفحة الجدول الزمني الخاصة بالمشروع. تتوفر أربعة تبويبات: مخطط جانت، الخط الزمني، المهام، والمراحل.
2. انقروا على إضافة مرحلة لإنشاء مرحلة كبرى من الورشة (مثلاً: الأعمال الكبرى، الأعمال الثانوية، التشطيبات)، مع تقدّم يُتابَع بشكل منفصل.
3. انقروا على إضافة مهمة لتفصيل العمل داخل مرحلة معيّنة.
4. استخدموا عرض مخطط جانت لتصوّر تسلسل المراحل والمهام عبر الزمن، والخط الزمني لقراءة تسلسلية للأحداث.

كيفية إدارة مستندات المشروع

1. افتحوا صفحة المستندات الخاصة بالمشروع. تُصنَّف المستندات حسب الفئة: مخططات، عقود، تقارير، صور، تراخيص، وأخرى.
2. انقروا على رفع وثيقة، أو اسحبوا وأسقطوا ملفاتكم مباشرة على الصفحة — تظهر منطقة إسقاط تلقائياً.
3. أدخلوا اسم المستند، والفئة (تُكتشف تلقائياً حسب نوع الملف)، والإصدار، ثم أكّدوا.
4. نظّموا ملفاتكم في المجلدات لتجميعها حسب الموضوع.
5. من قائمة إجراءات كل مستند، يمكنكم تحميله، معاينته (بالنسبة للصور)، إعادة تسميته، أو حذفه.

كيفية إدارة فريق المشروع

1. افتحوا صفحة الفريق الخاصة بالمشروع وانقروا على إضافة عضو.
2. اختاروا شخصاً من بين الأعضاء الموجودين بالفعل في المؤسسة، ثم أسندوا له دوراً في المشروع (مسؤول، مساهم، أو مُشاهد).
3. تعرض القائمة كل عضو مع دوره المهني (مهندس، رئيس ورشة، مفتّش، إلخ)، وبريده الإلكتروني، وهاتفه.
4. صفّوا حسب الدور أو ابحثوا عن عضو بالاسم لإيجاد شخص بسرعة في الفرق الكبيرة.
5. أزيلوا عضواً من المشروع من قائمة إجراءات بطاقته إذا انتهى تكليفه.

نصائح

• نظّموا مراحلكم أولاً قبل إضافة المهام: هذا يسهّل قراءة عرض مخطط جانت لاحقاً.
• يقبل السحب والإسقاط في صفحة المستندات عدة ملفات في آن واحد — عملي لاستيراد مجموعة من صور الورشة في عملية واحدة.
• استخدموا المجلدات لفصل المستندات حسب الحصة أو المرحلة، خصوصاً في المشاريع طويلة الأمد ذات الملفات الكثيرة.
• تأكّدوا من أن كل عضو معيَّن في المشروع لديه دور محدَّد بشكل صحيح: هذا يحدّد ما يمكنه رؤيته والقيام به في بعض العروض.